Organiser et réussir un évènement professionnel grâce aux réseaux sociaux

Dans cet article je vous propose de découvrir quelques outils web et astuces des réseaux sociaux, qui vont grandement faciliter l’organisation mais surtout la réussite de vos évènements professionnels. Bien évidemment nous n’aborderons ici ni la thématique, ni la logistique, de la création d’un évènement (faire appel à un professionnel pour cette partie est tres souvent un vrai gain) mais à la promotion pré-évènementielle, pendant le déroulé et après l’évènement.

Promouvoir l’évènement en amont.

Le web « social » regorge d’outils pertinents pour promouvoir votre évenement et faire savoir à votre réseau et au réseau de votre réseau la tenue d’un évènement. Parfois meme il est utile d’utiliser un service de billetterie en ligne et ce que l’évent soit gratuit ou payant.

• Facebook Evenements : idéal pour les évènements à public assez large (porte ouverte, expositions, etc) , excellente visibilité. Peu adapté aux évènements payants. Pas de billetterie. Gratuit.
• Viadeo Evenements : tres pertinent pour les événements pro (events thématiques orienté business), visibilité correcte, possibilités de gestion plutot avancées tels que nombre de participant maximum, gestion des accompagnants, etc. Pas de billeterie. Gratuit.
• Linkedin Event : c’est l’équivalent direct à Viadeo, a privilegier si le contexte est international. Pas de billeterie. Gratuit.
• Amiando : le plus perfectionné ! Ce service propose une veritable billeterie pour tous types et taille d’évènements, car il est gratuit pour les events gratuits et payant sur le principe d’une commission par participant sur un event payant. Il permet de collecter les éventuels paiements, de gérer les billets avec collectes des données personelles des participants (sécurisée bien evidemment). Un véritable must pour les événements type conférences. Il se connecte aux différents réseaux sociaux mais n’offre pas la meme puissance de visibilité que les précédents services. il est donc important de compléter la partie « promotion » avec vos réseaux sociaux habituels.

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive, d’autres service comme PlanCast connaissent un succès intéressant outre Atlantique.

Pendant l’évènement : le rôle des réseaux sociaux.

Le rôle des réseaux sociaux dans l’organisation d’un évènement ne se cantonne pas à la phase de promotion. Tout au long de votre event, a plus forte raison si celui-ci se tient sur plusieurs jours profitez en pour réaliser un « Live Reporting » sur Twitter, Facebook et cie (les solutions de diffusion de vidéo en live sont également accessibles aux petites structures sans forcement de gros besoins matériels). Invitez vos convives à en faire autant. Cela permet de rendre plus « vivant » votre event y compris pour ceux qui ne sont pas présent, de renforcer l’image de marque de votre évènement grâce à une approche orientée contenu, etc…

La géolocalisation est un intéressant support également, incitez vos visiteurs à se « checker » sur Foursquare, Plyce, Facebook Lieux, éventuellement créez un « spot » dédié à l’event voir même rapprochez vous de ces services pour par exemple créer un badge exclusif à votre évènement.

Une astuce : definissez un #hashtag pour votre event, incitez vos visiteurs à l’utiliser, cela permettra de donner un maximum de visibilité et de suivre plus facilement les messages émis.

Et apres l’évènement ?

Votre évènement s’est parfaitement déroulé ? Pour prolonger l’interaction et garder le contact avec vos visiteurs, partagez sur vos réseaux photos, videos, présentation, etc… En plus cela permettra d’augmenter la valeur ajoutée de votre event. Mais à mon avis l’utilisation la plus intéressante des réseaux sociaux et de récolter le feedback des participants, sur l’organisation, sur le contenu, bref leur ressenti.

Grâce notamment aux #hastags que vous avez mis en place lors de l’event, il est beaucoup plus facile de tracker les messages amis. Ecoutez, collectez les avis et n’hésitez pas à répondre aux remarques et critiques, en respectant l’avis de l’auteur, et surtout de remercier les compliments, cela parait être évident, mais n’est pas fait systématiquement. Or c’est sans doute une des étapes les plus stratégiques pour fidéliser votre communauté, et réaliser un prochain évènement !

Astuce : penser à faire une recherche avec les mots clés adaptés et/ou votre #hashtag et marque sur Twitter, Facebook, les blogs grâce à Google blog, etc… Ce temps investi vous offrira un retour extrêmement riche !

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